システム操作マニュアルを作るための試行錯誤 その3
はじめに
引き続き、「社内でデータポータルの操作をする」と仮定して、データポータルの操作マニュアルの要素を考えていきます。
前回の記事はこちらです。
以前決めた操作マニュアル作成の企画書の項目は以下のとおりです。
- タイトル
- ターゲット
- ベネフィット
- 構成案
- 販促案
- 注意点
- 記事の書き方
今回の記事では、マニュアルがあることで得られるベネフィットと、社内でマニュアルを浸透させるための販促案を考えます。
目次
前回決めたペルソナとそれぞれのマニュアルの使い方
ペルソナ
Aさん
営業部
入社1か月目
前職ではPCを使わなかったため、まだPC操作は不慣れ
データポータルは今まで存在も知らなかった
もちろん使うのははじめて
Bさん
人事部
入社6か月目
前職もPCを使用する仕事だったので、PC操作は問題ない
しかし、データポータルを使う機会はそこまで多くないため、データポータルの操作にはまだ不慣れ
Cさん
営業部
入社3年目
PC操作は問題ない
データポータルの操作もひととおりできるが、たまにマニュアルで操作確認することがある
また、新人教育も担当しているのでデータポータルの操作を教えることもある
マニュアルの使い方
Aさん
PC画面とマニュアルを交互に見ながら、マニュアルの上から順番に操作する
Bさん
毎日行っている操作は慣れてきたので、必要な部分だけマニュアルを見ながら操作する
Cさん
マニュアルを流し読みしながら自分の欲しい情報を探し、知りたい部分のみピンポイントで確認して操作する
新入社員にデータポータルの操作を教えることもある
得られるベネフィット
では、マニュアルがあることでどんなベネフィットが得られるのか、 現場（ペルソナたち）と会社の目線で考えてみたいと思います。
データポータルを使用している現場の視点で見ると、以下のベネフィットが得られると考えられます。
- 複数の人に同じ情報を共有できる
- システム操作の理解までの時間を短縮できる
- 不明点があったときに自力で調べて解決できる
- 操作を教える負担が軽くなる
※個人的には、マニュアルに限らず、情報共有のブログや書籍も、同じような価値があると思っています！
会社の視点で見ると、以下のベネフィットが得られると考えられます。
- マニュアルは情報の塊→情報は会社の資産になる
- 業務が属人化しない
- 人件費が削減できる
マニュアルに価値を感じない人には、上記のベネフィットがあることを伝えると考えが変わるかもしれません。
社内でマニュアルを浸透させるための販促案
さて、マニュアルを作っても、現場に存在を知って活用してもらわないと意味がありません。
そこで、現場にマニュアルが浸透して活用してもらえるように、販促案を考えてみます。
- 各部署のトップにマニュアルの有用性を理解してもらう
- トップダウンで浸透を促す
- マニュアル自体のクオリティを上げて使いやすいようにする
- マニュアルを使った勉強会を開催する
- 現場の新入社員に対してマニュアルを活用して指導してもらう
だんだんマニュアル作成後の流れが見えてきました。
ベネフィットと販促案が明確になることで、マニュアルが現場で活用される光景が見えてきました。
次回は、マニュアル作成においての注意点を洗い出します！！
おわりに
マニュアルが活用されていくことを想像しながら記事を書くのは楽しいですね。
現実でも、良いマニュアルが作れるように頑張りたいと思います！！
